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天津源丰通档案存储有限公司今日开工

  8月17日上午,天津源丰通档案存储有限公司举行档案资料仓储项目一期工程开工典礼。天津市委市政府、津南区区委区政府及津南经济开发区管理委员会相关领导;全国档案界著名学者、专家;安徽省委、省政府相关领导;安徽省驻津办有关领导;天津市安徽商会;安徽仁众教育基金会和数百家企业代表、媒体代表参加了该仪式。

  据介绍,源丰通档案存储项目共分两期建设,总占地面积120亩。其中第一期占地50亩,第二期占地70亩,总投资预计11亿元,建筑面积总计14.5万平方米,建成后将是国内目前库区面积最大的档案存储基地。

  放眼国内,民营档案公司目前对大多数人来说是一个相对陌生的事物,那档案公司究竟是做什么的,经营哪些业务呢?企业和工商资料显示,天津源丰通档案存储有限公司成立于2014年10月,注册资本2000万元人民币,主营政府民生档案、企业和社团(事业)法人档案资料整理、存储、档案数字化处理及档案修复等。

  源丰通相关负责人告诉记者,档案资源外包目前仍是国内一个新兴行业,在上海、深圳已经发展相对成熟,但在天津及华北地区尚处于初级阶段。源丰通立志成为华北地区最有影响力的档案一站式专业化服务商,为相关企业提供最经济、最安全、最高效的档案管理服务的同时,也将进一步推进档案管理规范的完善、提高全社会档案管理整体水平,实现经济效益与社会效益的双丰收。

  从国内市场看,各类企事业单位的数量以及每年产生的纸质文档越来越多,为保存这些资料,单位需设立自己的档案库房,每年需花费人力去装订、整理、维护,占用办公室的面积,为此付出昂贵的租金或同值的机会成本,同时也造成了社会档案资源的分散,在网络化管理模式下,也存在着极大的信息安全隐患。

  源丰通董事长王满生在接受记者采访时表示,档案的重要价值和管理、存储的难度不言而喻,目前国内外越来越多的单位开始认可并且主动寻求档案资源外包公司的服务,以降低档案保管过程中所花费的大量人力物力。

  据国际外包协会统计数据显示,85%以上的世界500强企业采用了档案资料外包存储,而目前中国企业这一比例还不到5%,意味着档案寄存托管在我国尚属蓝海,有巨大的市场发展空间。

  记者了解到,我国第一批档案中介服务机构成立于20世纪九十年代,至今20余年,目前整个档案外包行业尚属小众,我国尚没有关于档案外包服务的国家级专门法规,仅在一些地方规章中对档案中介机构有所约束和规范。直到2013年,由苏州档案局和昆山企业承担的《档案社会化管理规范研究》项目通过国家档案局评审,首次系统地提出了我国档案社会化寄存保管的行业规范。

  随后在2014年,中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出“规范并支持社会力量参与档案事务”,更详细阐述为“推广政府购买服务,凡属事务性管理服务,引入竞争机制,通过合同、委托等方式向社会购买。规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务;支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金;支持有条件的家庭建立家庭档案;支持个人保管、展示其收藏的档案”,标志着民生档案服务外包获得国家政策层面的大力支持,也描绘出了全民参与档案事业的美好愿景。

  2015年12月3日,天津市也颁布了《关于贯彻落实的实施方案》,鼓励社会力量参与档案事务。目前上海、深圳、广东、河南、江苏等为响应“鼓励社会力量参与档案事务”已陆续出台了档案中介结构管理办法并逐步完善,各地档案中介机构已充分创造出明显的社会和经济效益。档案中介机构的发展和政策完善,是新形势下档案出现社会多元化的必然趋势。

  王满生表示,此前我国档案外包行业发展缓慢,一方面与缺乏政策放开、引导有关,另一方面也与投资人对该行业了解不多,不敢涉猎有关。“但近年政策有引导趋势,8年前通过上海仁通档案管理公司第一次涉足档案行业,也是看准了这一行业暂时的空白和未来趋势。而这几年上海运营成果让我看到了档案外包行业的发展前景和服务大众、回馈社会的价值,决心把更大的档案公司开到天津来。我是当兵出身,对祖国、人民有情怀,能服务政府、大众之余有稳定的利益,何乐而不为”,王满生称。

  记者发现,目前国内的民营档案外包机构通常较为分散,库房规模一般在几千到几万平米不等,有业内人士指出,目前档案行业库房的总规模相较市场需求还存在着很大的差距,同时过于分散经营也一定程度上增加了管理难度和成本。

  王满生指出,开展档案外包业务一个基本的要求就是稳定,能否满足客户逐年增加的档案储存需求,能否永久储存客户档案是经营者必须考虑的问题。所以他强调档案库房的土地必须是自有的不能是租用的,这一点已经超越了国内很多民营档案存储机构的实际能力。源丰通两期完工后库房面积可达14万余平方米,并且已持有土地使用权保证持续经营,两方面考虑下源丰通建成后将拥有国内最大的民营档案存储基地,可以比较好的满足天津本地区和部分外地的档案外包存储需求。

  源丰通负责人告诉记者,工商、检察院、法院、社保、医院、证券等多行业产生的大量档案保存年限动辄为20-30年,甚至很多是需要永久保存的,但自然环境存在诸多不利于保存的因素,如南方天气潮湿,纸质档案存储过程中很容易发霉,需特别注意防潮;北方天气干燥,纸质档案存储过程中很容易发黄变脆,需做到恒温恒湿,但目前看很多档案库房并不具备长时间存储档案的专业条件,甚至一些国有档案馆设施都可能存在隐患。

  相关负责人自信地告诉记者,目前许多国家或地方档案馆采用的还是“七防”标准,而源丰通按照“十防”标准建造库房,可以说“防潮、防高低温、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物”的“十防”库房是国内最高标准库房。

  王满生对记者表示,厚重的档案资料叠起来可以说像石头一样沉,普通建筑每平米承重500公斤,档案馆的建筑承重每平米要达到1200公斤。高标准要真金白银打造,单每平米建筑成本就在4000元以上,这是普通居民住宅和商业建筑成本的近两倍。且从档案存储角度考量,每层楼高近5米,从安全角度考量,建筑总高度又不能太高,加上其他设备成本,在一期投资中档案馆的建设投资占75%以上,但这种投入是值得的也是必要的。

  据了解 ,除建筑结构外,源丰通的设备和系统也是对标国际最先进水平打造,从国内外引进专业档案设备及技术,主要包括档案密集架、高压细水雾灭火系统、地源热泵中央空调系统、Honeywell除湿新风净化一体机、视频监控系统、RFID标签结合条形码管理技术、OCR识别技术等,保证库房环境适用于各种载体档案永久保存的同时,也致力于打造集档案咨询、档案整理、档案存储、档案数字化处理、档案修复、档案软件开发等服务为一体的综合型、科技型档案管理公司。

  “现在智能系统已经可以实现每一位客户与档案场馆进行联网,所有库房每一个档案架都有监控,客户在自己办公室就可以实时监控到所存储档案的状态。如果需要提取某一个档案文件,可以直接通过电脑系统选择需要的文件,文件会从档案架上自动弹出,客户可以全程通过网络远程操作并通过监控看到实时状态,便捷性与安全性都极大提升”,王满生进一步解释道。

  王满生对记者表示,档案管理公司的商业模式并不复杂,简单来说就是针对档案的存储收取租金和对相关档案专业服务收取佣金,未来可能还会开发文化产业、策划、展览和外包保险柜等增值服务。

  对于有标准化档案管理体系的企事业单位来说,源丰通主要提供档案存储服务并配合后续的数字化处理、系统对接和查询、调阅等配套服务,按照件数或租用面积收取租金。对于没有专业档案整理能力的单位,源丰通还可以为其提供整理、修复等专业服务,并收取相应佣金。

  相关负责人介绍,参照上海仁通档案管理公司的运营实践中25元/册/年的收费标准,结合天津本地成本考虑,源丰通档案管理费暂定为20元/册/年。

  王满生指出,这一收费标准参照业内和国际水平,属于较低水准,且随着规模的扩大和商业模式的成熟,收费标准将会进一步下浮。但即便在现在收费标准下,相较客户自己储存、管理档案的成本,档案外包也可以为客户节约一半以上的费用。市场的真实需求在销售过程中得到完全反映。

  记者从源丰通获悉,源丰通档案存储公司第一期项目预计2018年底完工,从市场需求看,目前已经与部分法院、检察院、银行、保险公司及相关大型企业达成了初步的合作意向,第一期项目库房面积近三万平米招商基本完成。

  王满生还告诉记者,目前项目的各项推进工作都在有序顺利的展开,只有关于档案专业人才的招募尚存一丝忧心。王满生认为,做业内顶尖的专业档案外包公司必须依托专业人才,而国内目前的档案学专业人才还不足。源丰通已经与国内开设档案学专业的知名高校达成合作顾问关系,不遗余力的招揽优秀的专业人才。

  “我们希望给社会看到我们的诚意和决心,做传承百年的专业档案外包公司,不图短期回报,而是兢兢业业一步一个脚印做好我们的文化服务事业”,王满生道。

  王满生指出:“源丰通档案存储是一个前期一次性投入巨大,但后续回报稳定的项目,不是现在市场上追求的赚快钱的行业,但却是真正利国利民可以传承百年的好项目,获得了政府的大力支持。所以除了天津的项目,目前在安徽和江苏也在筹备复制这一模式,致力于打造全国性的民营档案公司品牌,力争在3-5年内实现上市”。

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